【新入社員必見】確実に伝えるコミュニケーションのコツ

生活

こんにちは、おのぼりです!
連休前のラストスパート、今日も元気に更新していきます。

この記事を書こうと思った理由

2021年度も始まってもうすぐ1ヶ月、弊社にも新入社員が入って研修を受けているところですが、
私が新入社員の頃に先輩から教わった超大事なコミュニケーションの基本を思い出したので記事にしたいと思います。

想定読者
  • 新入社員の人
  • 社内外で関わる人が多い人
  • コミュニケーションのミスを減らしたい人

受け手によって情報は変化する

コミュニケーションは発信者と受信者が言葉や動作を通して情報を交わす行為ですが、
受け手がいるということは受け手の受け取り方によって情報は変化します。

こうやって言葉にしてみると至極当たり前のことなのですが、多くの人は実践できていません。

ダメなコミュニケーションの例

例えばこんな場面、あなたの職場でも見かけませんか?

上司
上司

あの資料、明日までによろしく!

おのぼり
おのぼり

承知しました!

ダメなポイントはあげればキリがないですが、このあたりですね。

  • 「あの資料」ってどの資料?
  • 「明日まで」っていつまで?
  • 「よろしく!」って何を?

これはかなり極端な例ですが、似たようなケースが皆さんの職場でもあるのではないでしょうか?

改善のコツ

上記の例のようなコミュニケーションは、これらを意識することで改善されます。

  • 指示語を控える
  • 日時は具体的に指定する
  • 「よろしく」、「確認お願い」等あいまいな動詞を使わない

要は「具体的に話すこと」と「5W1Hの徹底」という非常に基本的なポイントですが、
在宅勤務が定着して顔が見えない今こそ基本を大事にしていく必要があります。

英語の場合はもっと徹底

日本語でさえコミュニケーションの齟齬が起きるのは日常茶飯事なので、
英語やその他外国語でコミュニケーションする際はもっと徹底する必要があります。

海外と仕事をする際は時差もありますので、「17時までに」と伝えるだけでは不十分で、
「by 17:00JST (日本時間)」とか「by 17:00LT(現地時間)」といった接尾語は必須です。

また英語は世界中様々な地域で話されるため訛りも様々なので、
同じ意味の言葉を言い換える、というのも非常に効果的です。

例えば「13日」を”Thirteenth, one three”という風に言ったり、
「15時」を”3PM, one five zero zero”と言うことでミスコミュニケーションを減らせます。

まとめ

以上、読んでいただきありがとうございます。

私が新入社員の頃に先輩や上司に教えられたことを思い出しながら書きましたが、
この在宅勤務の現代ではより一層「伝える技術」が大事になってきますね。

最後に、こちらは「話す技術」にフォーカスしているものですが、
voicy代表緒方憲太郎さんのチャンネルは非常にタメになるので紹介します。

Have a nice day!

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